איך לכתוב מכתב לסיום העסקה בלי לרדת ל-Great Drama
שלום לכם, קוראים יקרים! אם הגעתם לפה, כנראה שאתם מתכננים לסיים עסקה כלשהי. בין אם מדובר בשירות הדורש מכם לכתוב מכתב סיום וכולל מסמכים רבים, או בשכירת שירותים שנשמעים מאכזבים (נו, כמו מנות ארוחת ערב שחוזרות על עצמן שוב ושוב). אז מה עושים? פה נכנס לתמונה המכתב לשחרור מהעסקה.
בואו נתחיל ונשבור את הקרח. איך כותבים מכתב כזה כך שיהיה גם מקצועי, גם ברור וגם בקצת סגנון?
שלב ראשון – מהי המטרה?
לפני שאתם שולפים את המחשב הנייד שלכם ומתחילים להקיש על המקלדת, חשוב להבין: מהי המטרה שלכם? האם אתם רוצים:
- לבקש סיום של שירותים?
- להודיע על חידוש או סיום חוזה?
- לגלות לכם כמה דברים על חוויות שסבלתם?
ככל שתדעו יותר טוב מה אתם רוצים, כך יהיה לכם легче לנסח את המכתב.
שלב שני – לא לשכוח את הפרטים החשובים
נכון, זה לא בית משפט. אבל כדאי שתאלו את עצמכם: מה יגרום למכתב שלי לא להיות מופרך?
- שמות מלאים של הצדדים המעורבים.
- תאריך היציאה של ההסכם.
- פרטי קשר – למקרה שאותו צד ירצה לחזור אליכם.
ותזכירו אותם! הם חשובים כמו ממלאי מים בשבת!
שלב שלישי – עבדו על הנוסח
עכשיו, לעניין: איך לכתוב את המכתב בצורה נכונה ולא בוטה?
- תהיו אדיבים: “שלום, אני רוצה לסיים את ההתקשרות”. נשמע לא נורא.
- גייסו עובדות: “בגלל חוויות מסוימות לא יכול להמשיך”. עובדים זה בסדר.
- השתמשו בשפה ברורה: “אנא הקפידו להבין ואשלם את מה שנדרש”.
שלב רביעי – הוסיפו סיום מקצועי
וכמו אבא המורה לילדיו להסביר את עצמם, זהו הזמן להוסיף קצת קלילות לקסם העסקי:
- שוב תודה – על מה שלא ממש התרחש.
- מזל טוב לכם בתוכניות הבאות.
- בהצלחה במעמד המיוחד.
לא לשכוח לסיים עם פרטי התקשרות!
בנוסף, כדאי לדאוג להשאיר פרטי קשר במכתב. למרות שאתם עוזבים, תקלות קורות בחיים.
כמה שאלות ותשובות על סיום העסקה
-
מה קורה אם הצד השני לא מסכים לסיום?
שיחה פתוחה עשויה לפתור את העניין. כדאי לנסות! -
האם אני מחויב לתת סיבות לסיום?
לא תמיד. תלוי בהסכם שלכם. קראו את האותיות הקטנות! -
האם מכתב יכול להיות גם במייל?
בהחלט! כל עוד זה מסודר ופרופסיונלי. -
האם טוב לכלול תודה על השירות?
בהחלט! זה רק מוסיף ליחסים טובים. -
האם מישהו יכול בשם כזה או אחר לעקוב אחרי?
במקרים מסויימים זה קורה. כדאי להיות מוכנים!
שלב חמישי – אל תשכחו את הקווים האדומים
על מה להיזהר? הקפידו לשמור על טון מקצועי גם אם שאר הצדדים לא בכל מצב נכון.
- אל תרשו לעצמכם לעבור לקו אישי.
- הימנעו מתלונות מיותרות ושטותיות.
- שמרו על רמה גבוהה של סגנון.
למה כתיבת מכתב לסיום העסקה היא גם אמנות?
בדיוק! מדובר באמנות. אתם לא סתם כותבים מכתב, אתם מבטאים את עצמכם.
אבל לא מדובר באמנות גבוהה וכבדה – זה כמו לעבוד עם צבעים שמהם אתם אוהבים להתנסות. כל תו, כל מילה חשובה.
ומה קורה אחרי ששלחתם את המכתב?
שלום, עולם חדש. כל מה שנותר הוא לחכות לתגובה. כשאני אומר לחכות, אני מתכוון לשים טיימר, לשתות קפה ולקרוא ספר שהשארתם בצד! אל תשכחו לבדוק את הסקירה של ההסכם!
בינתיים, תהנו מיום שקט, כי עשיתם צעד חשוב!
בסופו של דבר, המכתב שלכם לא סתם נייר. הוא ביטוי אישי. הוא מבעיר את המסלול החדש שאליו אתם פונים.
בהצלחה לכם! ואל תשכחו – אין דבר כזה מהלך רע כשיש לכם מכתב טוב.